En estos momentos de crisis internacional y proceso de globalización de la economía mundial, la optimización de costes es clave para superar estos momentos complejos; hay que reconvertir la crisis y su superación, en un factor crítico de éxito para las empresas.
Muchas empresas están siguiendo la tendencia de centralizar, en un único país, todos los departamentos de gestión administrativa, como por ejemplo, los departamentos de contabilidad.
El objetivo de esta centralización, es conseguir, vía economías de escala, una optimización de costes, tanto estructurales y de procesos, como de personal, homogeneizando la información económico-financiera y los planes de fechas para todos los países, con el fin de poder disponer de la información económica de la sociedad en su conjunto, más allá de fronteras y modelos contables locales diferentes, para facilitar la toma de decisiones al Top Management.
Una optimización de costes es una decisión empresarial racional y necesaria, pero recordamos que toda decisión empresarial debe de conllevar un análisis de oportunidades y riesgos, con una valoración del impacto de las medidas o decisiones tanto a corto como a medido plazo.
Consideramos necesario, que antes de que la empresa tome la decisión de reducir costes vía centralización de departamentos y funciones, se sopesen, no sólo el ahorro, sino también el potencial impacto económico de los riesgos que se derivasen a futuro.
Queremos recordar, que la armonización contable que se está produciendo, tanto en España como en la Comunidad Europea y en el mundo anglosajón, facilita esta centralización. El Nuevo Plan General Contable Español se ha acercado de forma muy significativa a los criterios de IFRS, por lo que muchas empresas que cotizan en la bolsa de NY, y están obligadas a cumplir dichos criterios contables y normativas de la SEC, han visto en ello una puerta abierta para la antedicha centralización. Recordamos que un acercamiento en las normas y legislación, no significa que sean idénticas, y es aquí, donde radica uno de los riesgos de centralizar.
Otro de los riesgos importantes, son las leyes tributarias de los diferentes países, que obligan a una llevanza de libros, no sólo en base a normativa económica sino también puramente fiscal y que sigue siendo un factor diferencial entre países.
Dado que las normativas contables y leyes fiscales locales se van asemejando pero no son idénticas, consideramos que es imprescindible que las empresas cuenten con asesoramiento cualificado y especializado en cada país, tanto durante la fase de análisis de la centralización, como posteriormente.
El crear un departamento contable centralizado con personal de alta cualificación, conocedor de las normas internas de la sociedad, la fiscalidad aplicable a nivel de grupo y un excelente domino del inglés, no es suficiente para contener riesgos contables y fiscales locales.
Nosotros como asesores contables y fiscales, nos encontramos con casos, en los que las empresas lo único que ha valorado es el ahorro de costes y el cumplimiento de sus normativas internas, sin haber considerado las inspecciones o revisiones de la información contable y/o fiscal de cada país.
Es en estos momentos cuando surgen los problemas:
- El personal de los departamentos centralizados tiene que atender las inspecciones y revisiones en el idioma local.
- La información contable y fiscal tiene que ajustarse a los requerimientos y normas que la legislación del país exige.
- Las personas que procesan y elaboran la información contable en los departamentos centralizados, no sólo debe de tener amplios conocimientos en inglés y su lengua materna, sino los suficientes en las lenguas de los países donde operen las diferentes empresas del grupo, para garantizar la correcta contabilización, su trazabilidad y aplicación de la fiscalidad correspondiente.
Cuando una empresa se encuentra ante la situación de tener que presentarse a una inspección fiscal o auditoría y/o revisión por organismos administrativos locales de un país, y no ha considerado los riesgos antedichos, se encuentra ante una disyuntiva:
- arriesgarse a presentarse ante dichos organismos y defender y justificar la documentación y tributos presentados, a pesar de no conocer en toda su profundidad los requerimientos del país, y asumir los riesgos y coste empresarial que de ello se puedan derivar.
- contratar los servicios de un asesor externo local que intente ayudar a paliar las repercusiones de infracciones potenciales motivadas por el desconocimiento en profundidad de las leyes y normativas locales, siendo conscientes que dicho asesoramiento ya es un sobre-coste, pero bajo ningún supuesto, la garantía absoluta de salir indemne de dicha inspección y/o revisión.
Nosotros recomendamos, por ello, a nuestros clientes y a todas las sociedades que se planteen esta centralización de forma supranacional, que durante la fase de análisis y valoración del ahorro de costes que de la misma se deriva, contraten los servicios de asesores externos, expertos en contabilidad y fiscalidad local, de tal forma que dentro del planteamiento final, se valoren también los riesgos y se analicen las medidas de contención que deban de implementarse, para evitar unos sobre-costes y sanciones locales, así como el impacto en la imagen de la sociedad .
¿No es más fácil y económico prevenir que curar?
Sara Acedo